BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Audit system mutu, apabila
dilakukan dengan dengan standar auditing yang berlaku, merupakan suatu alat
yang relative baru dan terbukti untuk memelihara suatu system yang efektif
untuk memastikan ketaatan terhadap standar system mutu dan untuk mempermudah
registrasi system. Isi dan tujuan dari audit mutu masih belum dikenal sebelum
tahun 1960 an, akan tetapi sekarang audit ini telah menjadi suatu fungsi
manajemen mutu yang sangat dikenal.
Auditing yang efektif
adalah hal yang sangat krusial bagi manajemen
mutu. Perkembangan akhir-akhir ini telah meningkatkan peranan auditor sebgai
seorang professional yang menilai ketaatan terhadap standar, mengidentifikasi
peluang untuk perbaikan dan membantu dalam registrasi system mutu. Seorang
auditor harus terlatih dengan baik dan berkulalifikasi untuk memverifikasi,
menilai dan memperbaiki kepastian mutu, suplai proses dan kinerja system
mutu.
Ciri utama dari dari audit
mutu menurut The international Audit Standart ISO 10011, adalah memberikan
bukti obyektif mengenai non konformasi. Manajemen dapat menggunakan hasil audit
untuk memperbaiki sisitem mutu dan performa kinerjanya. Efektivitas system mutu
harus meningkat khususnya selama periode awal dari implementasi dan meningkat
lagi seiring bejalannya waktu. Efektivitas dapat diukur dalam arti reduksi
proporsional dalam kegagalan atau biaya kegagalan (failure cost). Audit harus
mempunyai suatu dampak positif atas reduksi ini secara tidak langsung melalui
segala jenis tindakan korektif dan perbaikan system. Suatu audit dasar
(baseline audit) membangun efektivitas yang ada dengan audit yang berikut, yang
dijadwalkan dalam interval yang regular. Apabila keadaan dari stabilitas
relative telah tercapai, maka proporsi waktu audit diturunkan.
B.
Permasalahan
Dalam makalah ini, penulis
akan mengangkat beberapa permasalah yaitu:
1.
Bagaimana
pengertian dari audit mutu
2.
Apa tujuan
diadakannya audit mutu
3.
Prinsip-
prinsip audit mutu
4.
Manfaat
audit mutu
5.
Praktek
dalam audit mutu
BAB II
PEMBAHASAN
A.
PENGERTIAN AUDIT MUTU
Pengertian audit mutu dapat dijumpai dalam Panduan Audit Sitem Manajemen
Mutu SNI 19-19011-2002. Dalam panduan tersebut, audit mutu didefinisikan
sebagai proses sistematik, independen dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti
audit dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan sampai sejauh mana kriteria audit dipenuhi (BSN, 2002). Audit Sistem Mutu biasanya
dilakukan untuk menentukan tingkat kesesuaian aktivitas organisasi terhadap
standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 yang telah ditentukan serta
efektivitas dari penerapan system tersebut.
Sedangkan
menurut The International Standard For
Terminology In Quality Manajement, ISO 8402, audit mutu merupakan suatu
pengujian yang sitematis dan independent untuk menentukan apakah aktivitas mutu
dan hasil sesuai dengan pengaturan yang direncanakan, dan apakah pengaturan
tersebut dapat diimplementasikan secara efektif dan cocok untuk mencapai
tujuan. Jadi dalam hal audit ini,
auditor menguji kesesuaian terhadap standard system mutu yang berlaku dan
mengedentifikasi perbaikan yang mungkin dilakukan.
B. TUJUAN AUDIT
MUTU
Dari pengertian audit mutu yang diuraiakan di atas, bahwa tujuan audit mutu
adalah untuk mendapatkan data dan informasi faktual dan signifikan sebagai
dasar pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan dan/atau
perubahan. Temuan hasil audit selanjutnya dianalisis, dinilai kecukupan dan
kesesuaiannya terhadap standar ISO 9001:2000. Hasil temuan auditor tersebut
akan digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan, pengendalian manajemen,
perbaikan dan/atau perubahan. Secara rinci tujuan umum dari audit mutu yaitu
(Willy Susilo,2000) :
1.
Untuk memperoleh prioritas
permasalahan yang tengah dihadapi organisasi
2.
Untuk merencanakan pengembangan
usaha Untuk memenuhi persyaratan suatu sistem manajemen yang digunakan sebagai
acuan
3.
Untuk memenuhi persyaratan
regulasi ataupun persyaratan kontrak dengan (misalnya) pelanggan
4.
Untuk mengevaluasi terhadap
pemasok
5.
Untuk menemukan adanya potensi
resiko kegiatan organisasi
Sedangkan
tujuan audit mutu secara khusus adalah untuk memberikan umpan balik tentang
kinerja organisasi yang diuraikan sebagai berikut (Iskandar Indranata,2006):
1.
Mengarahkan pencapaian sasaran, memberikan sense of urgency
2.
Menemukan peluang perbaikan
3.
Memastikan apakah sistem
diterapkan secara efektif
4.
Mendeteksi
penyimpangan-penyimpangan terthadap kebijakan mutu sedini mungkin
C.
PRINSIP AUDIT MUTU
Audit mutu didasarkan pada sejumlah prinsip. Ketaatan dan kepatuhan
terhadap prinsip tersebut merupakan prasyarat untuk memberikan kesimpulan audit
yang sesuai dan cukup serta memungkinkan auditor bekerja secara independen
untuk mencapai kesamaan kesimpulan pada situasi serupa. Prinsip Audit Mutu,
secara garis besar terdiri dari dua prinsip yaitu prinsip-prinsip yang terkait
dengan auditor dan prinsip-prinsip yang terkait dengan kegiatan audit.
1.
Prinsip-prinsip yang terkait
dengan auditor, yaitu :
a.
Kode Etik sebagai Dasar
Profesionalisme.
Kode Etik merupakan dasar
profesionalisme auditor dalam pelaksaan audit. Profesionalisme dari seorang
auditor tercermin pada sikap dapat dipercaya, memiliki integritas, dapat
menjaga kerahasiaan dan berpendirian. Seorang auditor harus mampu menunjukkan
sikap berpendirian, yaitu sikap mampu memberikan penilaian yang proporsional
dan kontekstual.
b.
Menyajikan hasil yang obyektif
dan akurat,
Seorang auditor berkewajiban
untuk melaporkan hasil temuan audit secara benar dan akurat. Temuan audit,
kesimpulan audit dan laporan audit mencerminkan pelaksanaan kegiatan audit
secara benar dan akurat. Hambatan signifikan yang ditemukan selama audit dan
perbedaan pendapat yang tidak terselesaikan antara tim audit dan auditi harus
dilaporkan.
c.
Profesional, memiliki kompetensi
sebagai auditor.
2.
Prinsip Audit yang relevan dengan
kegiatan audit, yaitu :
a.
Independen-auditor (mandiri dan
tidak berpihak) tidak melakukan audit pada area yang bukan tanggungjawabnya.
b.
Bukti Obyektif sebagai dasar
membuat kesimpulan audit, dapat diverifikasi dan sample audit yang diambil
cukup mewakili
c.
Terencana, audit harus terencana
secara sistematik sesuai dengan kebutuhan dan tujuan organisasi.
d.
Auditor harus berkualifikasi dan
independen
e.
Maksud dan tujuan dari audit
harus diklarifikasi dan disetujui
f.
Audit harus direncanakan dan dipersiapkan
secara memadai
g.
Orang yang bertanggung jawab atas
aktifitas yang akan diaudit harus secara baik dan diberitahukan sebelum dan
sesudah audit
h.
Rencana audit dan laporan akhir
harus tertulis
i.
Auditor harus menindaklanjuti
tindakan perbaikan
j.
Penilaian terhadap standar harus
obyektif, faktual dan apabila mungkin kuantitatif
k.
Audit tidak mengganggu kegiatan
operasional yang berjalan
l.
Frekuensi, intensitas dan luas
audit bervariasi dengan kebutuhan aktual
m.
Kertas kerja dan dokumen audit
harus disimpan dengan baik dan teratur
n.
Uji petik untuk mengumpulkan
bukti harus tidak memihak dan dapat dipercaya
D.
ALASAN MELAKUKAN AUDIT MUTU
Dalam Sistem Manajemen Mutu (SMM) ada beberapa alasan melakukan audit
berkesinambungan yaitu untuk melihat efektivitas system berdasar sampling dan
lokasi/ bagian, walaupun alasan yang pokok memberi jaminan dan mencegah timbulnya
masalah-masalah dan meningkatkan efektivitas SMM alasan melakukan Audit antara
lain menurut (Iskandar
Indranata, 2006):
1.
Mengembangkan sistem pada
organisasi.
2.
Meyakinkan organisasi akan
efektivitas dan kesesuaian akan system itu sendiri.
3.
Meyakinkan organisasi dalam
memilih pemasok baru, bahwa SMM pemasok sesuai dengan apa yang diinginkan
organisasi.
4.
Meyakinkan organisasi bahwa
pemasok yang ada masih memenuhi persyaratan yang ditetapkan organisasi.
5.
Memenuhi kesesuaian
standar/undang-undang, bahwa organisasi harus terus menerus mengimplementasikan
dan memelihara SMM secara konsisten.
E. MANFAAT AUDIT
1.
Menilai ketaatan terhadap
prosedur pengendalian mutu dan standar program mutu
2.
Menilai proses pengembalian keputusan
untuk keabsahan
3.
Menilai karakteristik mutu suatu
produk serta proses yang berkaitan dengan spesifikasi dari pelanggan atau
pendesain melalui pengendalian dari inspkesi reguler
4.
Memperbaiki efektivitas dari
program manajemen mutu
5.
Mengeksplorasi penyebab
kerusakan, keluhan pelanggan dan masalah lain
6.
Memperoleh sertifikasi normal dari
program manajemen mutu
7.
Mengarahkan dan memotivasi staff
dan manajemen untuk menciptakan kesadaran mutu
8.
Menunjukkan perhatian manajemen
mutu terhadap pemasok untuk memperoleh perlindungan atas tuntutan liabilitas
produk
9.
Memperkenalkan formalitas dan
konsistensi dalam program mutu
10. Melakukan pelatihan dan memberikan pengetahun teknis
Hasil audit dapat dimanfaatkan untuk berbagai keperluan . salah satu manfaat audit yang
paling sentral adalah sebagai dasar untuk mengambil keputusan, melakukan
perbaikan, meningkatkan efisiensi dan
efektivitas fungsi organisasi. Dengan informasi hasil penilaian auditor dan
rekomendasi yang disampaikan, akan memungkinkan pimpinan unit operasi melakukan
tindakan perbaikan untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas maupun produktivitas usaha secara lebih terarah. Proses audit merupakan media pembelajaran dan pertumbuhan yang tidak
ternilai harganya bagi para pelaku audit itu sendiri. Karena melalui proses
audit, tejadi proses pemahaman secara mendalam tentang seluk beluk operasi
organisasi serta permasalahannya yang dihadapinya, baik permasalahan skala
organisasi maupun permasalahan spesifik yang ada pada setiap fungsi dalam
organisasi. Dengan demikian seorang auditor secara disadari atau tidak telah
mempelajari proses manajemen organisasi secara komprehensif dan manajemen fungsional
secara intensif.
F.
PEMISAHAN AUDITOR, LEAD, KLIEN,
DAN AUDITEE
v Auditor
a.
Mentaati persyaratan audit dan
berkomunikasi dan mengklarifikasi dengan mitra audit yang lain
b.
Merencanakan dan melaksanakan penugasan
audit dengan baik
c.
Mencatat observasi dan pelaporan
d.
Memverifikasi tindakan korektif
e.
Mengamankan dokumen audit
f.
Memelihara kerahasiaan
g.
Bekerja sama dengan lead auditor.
v Lead auditor
a.
Membantu menetapkan rencana audit
b.
Mewakili tim audit
c.
Menyampaikan laporan audit
v Klien
a.
Menentukan kebutuhan dan
memprakarsai audit
b.
Menerima laporan audit
c.
Menentukan tindak lanjut audit
v Auditee
a.
Memberikan pemahaman
kepada staf tentang audit
b.
Memberikan dukungan pada auditor
c.
Memberikan akses terhadap fasilitas
dan material pembuktian
d.
Bekerjasama dengan auditor
e.
Melakukan tindakan korektif
G.
PRAKTIK
1.
Menetapkan standar yang absah
untuk proyek audit
2.
Melakukan proyek audit
3.
Konvensi dalam melaporkan hasil
audit
4.
Pemakaian yang etis dari laporan
dan data audit
5.
Konvensi dalam sistem dan
prosedur audit
6.
Konvensi dalam proses audit
7.
Konvensi dari audit produksi
8.
Konvensi dalam audit / survei
pemasok
BAB III
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Dari
pembahasan makalah ini kita dapat mengambil suatu kesimpulan bahwa Audit manajemen mutu bertujuan
untuk mengindentifikasi kegiatan, program dan aktivitas manajemen
suatu organisasi yang masih memerlukan perbaikan. Dari hasil identifikasi tersebut diberikan suatu rekomendasi kepada manajemen yang nantinya akan digunakan
sebagai acuan untuk perbaikan dan pengelolaan berbagai program dan
aktivitas pada perusahaan tersebut. Berkaitan dengan tujuan ini titik berat
audit diarahkan terutama berbagai objek audit yang diperkirakan dapat
diperbaiki di masa yang akan datang, disamping juga mencegah kemungkinan
terjadinya berbagai kerugian.
Ruang lingkup
audit manajemen meliputi seluruh aspek kegiatan manajemen. Ruang lingkup ini
dapat berupa seluruh kegiatan atau dapat juga hanya mencakup bagian tertentu
dari program/aktivitas yang dilakukan. Periode audit juga bevariasi, bisa untuk
jangka waktu satu minggu, beberapa bulan, satu tahun bahkan untuk beberapa
tahun, sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.
B.
Saran
Kriteria merupakan standar (pedoman,norma) bagi setiap individu/kelompok di
dalam perusahaan dalam melakukan aktivitasnya. Penyebab
merupakan tindakan yang dilakukan oleh setiap individu/kelompok di dalam
perusahaan. Penyebab dapat bersifat positif, atau sebaliknya bersifat negative. Program/aktivitas berjalan dengan
tingkat efisiensi dan efektivitas yang lebih rendah dari standar yang telah
ditetapkan merupakan akibat negatif dari perilaku individu dan
kelompok. Untuk itulah diperlukan audit sistem mutu demi perbaikan kinerja
organisasi.
DAFTAR PUSTAKA
Arens
& Loebbecke. 1996, Auditing Pendekatan Terpadu. “tr by” Amir Abadi
Yusuf. Salemba Empat. Jakarta.
Bahan
kuliah audit manajemen mutu bab v.
kp2ma.uajy.ac.id/wp-content/.../sni_19_19011_2005_auditmutu.pdf
diakses tanggal 10/11/2011
Tidak ada komentar:
Posting Komentar